Analisi Proses Bisnis Penggajian (Koperasi Simpan Pinjam)
Analisa Proses Bisnis Penggajian (Koperasi
Simpan Pinjam)
Pada dewasa ini semua bidang kehidupan telah tersentuh oleh teknologi,
dan prekembangan teknologi ini sangat berperan dalam perkembangan dunia bisnis.
Begitu juga dengan koperasi yang pada awalnya hanya dapat dikerjakan secara
manual dan dalam ruang lingkup yang terbatas, kini dapat dilakukan dengan
teknologi dengan cakupan yang semakin luas. Perhitungan gaji yang pada awalnya
hanya berupa tulisan tangan atau proses manual, kini dapat dilakukan dengan
teknologi dan proses bisnisnya pun dapat diketahui alurnya oleh pihak yang
bersangkutan.
Dalam artikel ini akan dibahas tentang analisis proses bisnis penggajian
dalam studi kasus “Koperasi Simpan Pinjam”.
Aktivity
Diagram Analisa Proses Bisnis Penggajian (Koperasi Simpan Pinjam)
Tujuan
Tujuan dari
analisis proses bisnis penggajian “Koperasi Simpan Pinjam” merupakan
transparansi tentang gaji yang diperoleh oleh Karyawan dari Bendahara
bahwasannya terdapat potongan Pajak Peghasilan Pasal 21, yang mana harus di
setor ke Kantor Pos atau Bank yang ditunjuk paling lama 10 hari setelah masa
pajak berakhir.
Batasan
Batasan yang
diperoleh dari proses bisnis penggajian ini berada pada ruang lingkup internal,
yang mana hanya entitas-entitas yang bersangkutan yang dapat mengetahui proses
tersebut.
Input
Untuk inputan
dari proses bisnis penggajian ini berupa data absensi pada karyawan.
Output
Dan hasil yang
didapat dari proses bisnis ini berupa slip gaji dan rekap gaji karyawan, serta
bukti pengeluaran kas.
Sumber Daya
Untuk sumber
daya yang dimiliki adalah karyawan yang berpotensi dan juga staf-staf anggota,
dan juga perangkat yang sudah terkomputerisasi, dan juga nasabah.
Menghasilkan suatu nilai untuk steakholder
Seperti semboyan
koperasi pada umumnya yaitu untuk mensejahterakan anggota, dan meningkatkan
kepuasan pelayanan nasabah.
Analisa Proses Bisnis
Pengertian Anlisa Proses Bisnis
Pengertian Analisa atau Analisis adalah suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan (case yang ada). Sedangkan pengertian proses itu sendiri merupakan suatu urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks indivvidu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan. Jadi dapat diperoleh sebuah definisi tentang proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyeesaikan suatu masalah tertentu.
Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisa proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Siklus Proses Bisnis
Lifecycle
menunjukkan bahwa dalam kegiatan proses bisnis yang dilakukan akan berjalan
tiada henti dan akan berbentuk sebuah siklus. Tahap terorganisir merupakan
kegiatan membentuk suatu organisasi dalam pengerjaan proses bisnis, agar
kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara terpisah dan dikerjakan secara teratur
dan terencana secara baik. Dalam suatu organisasi nantinya setiap bagian akan
adanya ketergantungan terhadap bagian yang lain.
Desain dan Analisa
Dalam desain
dan analisa proses bisnis, adanya kegiatan membuat suatu model atau bentuk
bagaimana bisnis tersebut dijalankan. Model Proses bisnis tegas/eksplisit
menyatakan suatu notasi grafis memudahkan komunikasi tentang proses bisnis,
sedemikian sehingga berbeda dan dapat dikomunikasikan secara efisien dan
efektif.
Business Processes Conceptual Model
Proses
bisnis terdiri dari aktivitas pelaksanaan yang pengerjaannya adanya pemegang
kendali dari proses bisnis itu sendiri, kegiatan tersebut dikerjakan secara
manual. Dimana aktivitas manual tidaklah didukung oleh sistem informasi. Suatu
contoh suatu aktivitas manual adalah mengirimkan suatu parsel untuk suatu mitra
bisnis. Aktivitas Interaksi Pemakai adalah aktivitas yang mengetahui para
pekerja melaksanakan, menggunakan sistim informasi. Tidak ada satupun aktivitas
phisik yang dilibatkan. Suatu contoh suatu aktivitas interaksi manusia sedang
memasuki data pada suatu klaim asuransi di dalam suatu panggilan terpusat
dilingkungan. Karena manusia menggunakan informasi sistem untuk melaksanakan
aktivitas ini, aplikasi dengan alat penghubung pemakai yang sesuai dan perlu
untuk digunakan oleh para pekerjaan efektif. Aplikasi ini harus terhubung ke
back-end sistem aplikasi yang menyimpan data yang dimasukkan dan tersedia untuk
penggunaan pada masa depan.
Beberapa aktivitas yang
diselenggarakan untuk suatu bisnis proses manual, tetapi menyatakan perubahan
yang dimasukkan ke dalam suatu bisnis.
Cara untuk menganalisa
- As - is sistem : sistem saat ini (cureent) yang belum atau sudah dikomputerisasi
- To - Be sistem : sistem baru hasil perbaikan, sesuai kebutuhan
Komponen - komponen proses bisnis
- Tujuaan : Suatu proses haruslah memiliki tujuan yang jelas atau untuk apa proses itu dikerjakan.
- Batasan : Ruang lingkup proses harus terdefinisi dengan jelas, agar tidak keluar dari lingkup proses yang di analisa
- Input : Sistem yang bekerja untuk memproses sesuatu haruslah memiliki input yang jelas. Input Suatu proses disebuah sistem dapat berupa suara, kertas, sinyal, ataupun data dengan media lain
- Output : Setelah input masuk kedalam sebuah sistem kemudian akan diproses. Hasil dari pemrosesan akan menghasilkan output dari sistem.
- Sumber daya : Dalam hal ini yang termasuk dalam kategori sumber daya dapat berupa manusia, perangkat keras, perangkat lunak, perangkat komunikasi dan jaringan, data atau bahan yang diolah.
- Urutan aktifitas : Suatu proses bisnis haruslah terdiri dari aktivitas yang berturut sesuai waktu dan ruang, bahkan memiliki SOOP (Standart operating procedure)
- Mempengaruhi lebih dari satu unut organisasi : Suatu proses melibatkan unit-unit terkait yanng saling bekerja sama, berinteraksi untusk mencapai tujuan.
- Menghasilkan suatu nilai untuk stake holder : Selain memiliki tujuan, suatu proses juga haruss menghasilkan nilai / manfaat bagi orang-orang yang berkepentingan.
Menurut Whitten (2001, p21), dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu :
- Identifikassi Value Chain
Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi
perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses
bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara
bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai
tambah bagi proses bisnis perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang
diberikan oleh suatu proses bisnis perusahaan sangatlah bersifat spesifik untuk
perusahaan tertentu dan untuk industry tertentu yang sangat tergantung factor
internal perusahaan antara lain strategi bisnis, sumber daya dan
fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor
eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industry, peraturan
pemerintah, dan faktor sosio ekonominya.
- Tahap Analisa setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis
Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi
waktu, bottlenecks, biaya untuk
mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan atau menambah
nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan
identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang
proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.
- Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru
Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi
dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses
bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review. Dari tahapan-tahapan
rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat terlihat dengan
jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari kegiatan
rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan
dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses
bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga. Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat
dilepaskan dari pengertian rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses
bisnis merupakan bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai
gambaran dan pengertian yang lebih baik dan lebih menyeluruh mengenai analisa
proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini akan dibahas beberapa
pengertian rekayasa ulang proses bisnis.
Analisa Proses Bisnis Strategis dan Taktis
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang
bersifat strategis mempunyai ruang lingkup pembahasan yang berbeda dengan yang
bersifat taktis. Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses
bisnis strategis atau disebut juga strategic analysis and reengineering
biasanya mempunyai skala besar dan bersifat jangka panjang dimana secara mendasar
melakukan transformasi cara organisasi melakukan bisnis yang akan berdampak
pada strategi bisnis secara keseluruhan.
Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang
bersifat taktis atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional
bersifat lebih praktis dan dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung
terhadap strategi bisnis. Analisa proses bisnis operasional lebih sederhana dan
praktis yang mana dapat dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan.
Situasi strategi bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara lingkungan,
stakeholder, pesaing , pelanggan dan pemasok. Situasi operasional bisnis sangat
ditentukan oleh interaksi antara orang yang ada dalam organisasi,
pekerjaan-pekerjaan, infrastuktur yang ada serta sistem dan prosedur.
Strategi bisnis menentukan bagaimana operasional harus dijalankan untuk
mencapai hasil yang telah ditetapkan. Operasional sangat menentukan apa yang
menjadi hasil yang diharapkan yang dapat mendukung pelaksanaan strategi bisnis.
Analisa dalam rangka rekayasa ulang strategis dimulai dengan menentukan apa
yang ingin dicapai (strategi) sebelum menentukan bagaimana mencapainya
(operasional).
Pendekatan yang dilakukan
adalah bersifat Top – Down atau dari atas kebawah baik secara konseptual maupun
secara managerial dengan starting pointnya berupa situasi strategis.
Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis :
- Identifikasi proses inti operasional dan managerial dengan hasil suatu map proses tingkat tinggi (high level process map).
- Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam suatu jangka waktu tertentu.
- Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.
Sedangkan untuk analisa proses bistis Taktis adalah Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat
operasional Perusahaan yang lebih terfokus pada masalah masalah konkrit dan
riil seperti creative
Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah :
- Mengetahui secara jelas situasi dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi.
- Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis.
- Apa yag mempengaruhi hirarki manajemen.
- Bagaiman melakukan diagnosa terhadap bisnis yang sangat esensial.
- Bagaiman secara sukses dapat memanage perubahan.
Analisa atau Analisis adalah kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah
bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Sedangkan
pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau analisis dapat juga
berarti kegiatan yang dilakukan di laboratorium untuk memeriksa kandungan suatu
zat dalam cuplikan.Menurut kamus besar bahasa bahasa indonesia analisa atau
analisis adalah penyelidikan thd suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dsb)
untuk mengetahui keadaan yg sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb).
Dari berbagai pengertian tersebut dapat kita beri kesimpulan bahwa analisa
adalah suatu kegiatan mengkaji,meneliti, atau mengamati sesuatu yang bertujuan
untuk memahami dan memperdalam sesuatu berdasarkan keadaan yang sebenarnya.
Menurut kamus besar bahasa indonesia proses adalah runtunan perubahan
(peristiwa) dalam perkembangan sesuatu. Proses adalah urutan pelaksanaan
atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin
menggunakan waktu, ruang keahlian atau sumber
daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Dari pengertian diatas dapat
kita memberikan kesimpulan bahwa proses adalah suatu urutan
kegiatan atau kejadian yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain yang
terjadi dengan sendirinya atau direncanakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
atau permasalahan dan atau untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dalam ilmu ekonomi,
bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa
kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.
Secara etimologi, bisnis berarti keadaan dimana seseorang atau
sekelompok orang sibuk melakukan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan. Namun
tidak semua bisnis mengejar keuntungan seperti ini, misalnya bisnis koperatif
yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan semua anggotanya atau institusi
pemerintah yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan rakyat. Model bisnis
seperti ini kontras dengan sistem sosialistik, dimana bisnis besar kebanyakan
dimiliki oleh pemerintah, masyarakat umum, atau serikat pekerja. Dari berbagai
definisi diatas kita dapat menyimpulkan bahwa bisnis adalah suatu
kegiatan atau usaha yang dilakukan seseorang ataupun sekelompok orang yang
bertujuan untuk mencari keuntungan ataupun untuk meningkatkan kesejahteraan
semua anggotanya.
Dari
berbagai definisi-definisi tersebut diatas dapat kita menyimpulkan bahwa
analisa proses bisnis adalah suatu kegiatan mengkaji, meneliti, atau mengamati
suatu urutan dari kegiatan bisnis yang saling terkait satu sama lain dan telah
direncanakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yaitu memperoleh keuntungan atau
kesejahteraan bagi anggotanya pada bisnis kooperatif ataupun kesejahteraan
masyarakat luas pada bisnis sosialis.
